6 rectificaties “Digitale overheidsinformatie blijft nog vaak buiten archieven”

Geschreven door Tim Hartog op 17-01-2013


Soms lees je een artikel waar je haren van overeind gaan staan, je overal jeuk krijgt, en alles wat dies meer zij… Het artikel “Digitale overheidsinformatie blijft nog vaak buiten archieven” is zo’n artikel. Of misschien reageer ik meer tegen het rapport en de rapporterende instantie, waarop het artikel gebaseerd is. Voor de duidelijkheid: je hoort mij niet het tegenovergestelde beweren. De situatie is immers binnen veel overheidsinstanties nog niet op orde. Keerzijde hieraan: iedere overheidsorganisatie die ik spreek is hier hard mee aan de slag.
 
Als eerste: ik val dan ook over de tendentieusheid van het artikel. De zin “De archivering van digitale informatie van de overheid rammelt nog steeds” getuigt nu niet bepaald van inlevingsvermogen welke monsterklus door veel overheidsorganisaties hier wordt verzet. Het digitaliseren van vele kilometers archieven kost veel geld, veel inspanning en natuurlijk de nodige doorlooptijd. Bedrijfsprocessen digitaliseren betekent reorganiseren pur-sang. Het organisatie-veranderingstraject wat hieraan verbonden is vergt nog veel meer en trekt een wissel op iedere digitaliserende organisatie.
 
Ten tweede: er wordt niet gedigitaliseerd met de reden enkel duurzaam te archiveren. Dat konden we immers ook al prima op papier. En ja, ook daar vielen natuurlijk altijd tekortkomingen te maken op onderdelen van de archivering, door welke inspectie dan ook. Werkelijke overweegredenen om te digitaliseren liggen in de wens meer efficiënt en effectief te willen werken. Informatie die plaats-, tijds- en persoonsonafhankelijk is met het doel de overheidsdienstverlening te versterken. Inspectie: archivering is niet het centrum van ons zonnestelsel!
 
Ten derde: de zin “Terwijl overheidsorganisaties in rap tempo digitaliseren, blijft veel van hun digitale informatie buiten beeld” is een te eenvoudige stelling. Veel van de informatie is namelijk wel degelijk in beeld en voldoet aan plaats-, tijds- en persoonsonafhankelijke informatie. Deze informatie is echter door de organisatie – veelal op grond van legitieme en weloverwogen redenen – ondergebracht in meerdere informatiesystemen, waarvoor de duurzaamheid prima is geborgd. Vaak wordt ten onrechte beweerd dat duurzame informatieborging enkel goed mogelijk is door deze op één plaats te bewaren. Dit is in veel gevallen een geldverslindende stellingname gebleken! Buiten beeld betekent hier in praktische zin veelal “anders georganiseerd”, waar niets mis mee is.
 
Ten vierde: “Vaak is er ook sprake van hybride archivering; het ene proces digitaal en het andere proces op papier, of allebei tegelijk, waardoor verwarring kan ontstaan”. Ik kan het hier enkel mee eens zijn, de mogelijkheid op verwarring is aanwezig. Maar wat is dan het devies: hybride archivering wordt vaak veroorzaakt omdat substitueren niet direct mogelijk is of kostentechnisch niet rendabel is. Hybride archivering is een fact of life: ik kan mijn klant nog heugen die zich geen raad wist om de baksteen (waarover in de gemeentelijke welstandscommissie was gesproken) onder te brengen in het gemeentelijke papieren archief. Weet u nog hoe uw DIV-er omging met de eerste digitale informatie versus de kudde aan dominerende paternosterkasten?
 
Ten vijfde: men stelt dat voldoende beleid is opgesteld. Dat beleid richt zich naar eigen zeggen misschien op verkeerde doelgroepen. Mijn mening: het beleid blijft hoogover hangen en mist pragmatiek om archivering echt een onderdeel te maken van de bedrijfsvoering. Niet om te voldoen aan de wet maar om beter te presteren. Concrete kaders, handvatten, best practices, etc. blijven onvoldoende voorhanden. Mijn rechtstreeks verzoek aan een inspecteur om deze concrete hulp werd afgewezen en in strijd verklaard met zijn inspecterende rol. Een gemiste kans in mijn ogen…
 
Tot slot: het gebrek aan pragmatiek wordt schrijnend duidelijk in de hoofdaanbeveling: “Pas in de wet het begrip 'archiefbescheiden' zodanig aan, dat er over digitale overheidsinformatie geen begripsverwarring meer is”. De reactie van de minister doet mijn geloof in de mensheid gelukkig terugkeren: “de bestaande definitie in de Archiefwet 1995 van archiefbescheiden als bescheiden 'ongeacht hun vorm' is voldoende ruim om daaronder ook digitale bescheiden of bestanden te verstaan.” Zij ziet liever investeringen in kennis en bedrijfscultuur als het om de digitale informatiehuishouding gaat.
 
Laat dat nu precies hetgene zijn waar alle overheidsorganisaties die ik ken zo druk mee zijn... 
Keep up the hard work!
 
In reactie op: “Digitale overheidsinformatie blijft nog vaak buiten archieven” en geplaatst op eigen titel.

Labels: innoviq, archivering, digitalisering, dms, opinie, overheid, praktijkervaringen