Berichtenverkeer iWMO en iJW uit de praktijk: 'Het komt meer aan op afspraken maken en procedures vaststellen'

Geschreven door Tim Hartog op 09-09-2016


'Vers van de pers' is een artikel verschenen op iStandaarden.nl over het invoeren van het berichtenverkeer iWMO en iJW door de Gemeente Apeldoorn. InnoviQ ondersteunt wekelijks het hiervoor verantwoordelijke SCRUM-team met projectbegeleiding en -advies. Voor ons leuk om terug te lezen waar we het allemaal voor doen en dat zichtbare resultaten worden behaald. Het artikel is te vinden op iStandaarden.nl en zal worden opgevolgd door andere voorbeelden uit de praktijk.

8 september 2016 –‚Äč Vrijwel iedere gemeente en zorgaanbieder is drukdoende om het berichtenverkeer op orde te krijgen. De gemeente Apeldoorn koos voor een intensieve samenwerking ‘in de keten’. Eind 2015 werd een scrumteam in het leven geroepen voor de implementatie van het iJw- en iWmo-berichtenverkeer. De aanpak leidde tot een snelle en soepele afstemming met zorgaanbieders. Een goed voorbeeld uit de praktijk.

De uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet ligt per 1 januari 2015 bij gemeenten. Systemen om zorgadministratieve en financiële berichten te verwerken, moeten op orde worden gebracht bij gemeenten en zorgaanbieders. Ingrijpende administratieve wijzigingen vinden plaats voor de cliënten- en financiële administratie door nieuwe cliënteninformatie en werkprocessen. Kortom: veel veranderingen in een korte tijd. Hoe gaan gemeenten daarmee om?

Intensieve ketensamenwerking
Gemeenten kiezen er soms voor om zorgaanbieders naar de gemeentelijke inkoopvoorwaarden te verwijzen, waarin de vereisten voor de aansluiting op het berichtenverkeer eenzijdig vermeld staan. De gemeente Apeldoorn betrekt bewust de zorgaanbieders bij de implementatie van het berichtenverkeer. Marianne: “De reden daarvoor is de gedachte dat ketensamenwerking in eerste instantie nodig is om de zorg richting de cliënt te optimaliseren, en op den duur om zorg goedkoper te maken.”

Met scrum voldoen aan de klantbehoefte
De gemeente Apeldoorn werkt met scrum: een projectaanpak om met een multidisciplinair team snel resultaat te boeken. Voor elk project dat waarde voor de klant wil creëren, is scrum een geschikte methode. Een essentieel onderdeel van de methode is afstemming met eindgebruikers zodat zeker is dat het resultaat voldoet aan de klantbehoefte.

Berichtenverkeer is meer dan ICT
Elke twee weken komt het scrumteam berichtenverkeer bijeen om met elkaar samen te werken en te leren. Marianne Gravenstein (procesmanager informatievoorziening) is scrummaster in het Apeldoornse team. Zij vertelt: “De gemeente heeft bewust voor een scrumaanpak gekozen om stapje voor stapje te ontwikkelen en een intensieve samenwerking met aanbieders te bewerkstelligen. Het gebruik van het berichtenverkeer is veel meer dan een ICT-aangelegenheid.”
 
Pilot: intensief bij elkaar in de keuken kijken
Het team startte met een pilot om de eerste berichten – “de 301 en de 302” – samen met vijf Wmo- en vijf Jeugdzorgaanbieders administratief én technisch op elkaar aan te laten sluiten. Marianne: “Om dat te bereiken, is behoorlijk intensief bij elkaar in de keuken gekeken. Over wat nodig is om op elkaars processen en werkwijzen aan te kunnen sluiten, is veel geleerd op technisch en administratief vlak.”

Verwelkom verandering
Productowner Leidie Bol (teammanager relatiebeheer JZW) heeft richting gegeven aan het team en de koers die ingeslagen werd. Leidie: “De richting met elkaar was helder. Alle betrokkenen willen dat er zoveel mogelijk geld en aandacht naar de zorg gaat en dat er zo weinig mogelijk kosten in de bedrijfsvoering gaan zitten. Dat kunnen we alleen als we de handen ineenslaan en het samen aangaan. Als je weet dat er veel verandert, zorg dan dat je werkwijze dat aankan. Verwelkom verandering. Maak aanpassingen op basis van nieuwe inzichten.”

Resultaat
Het resultaat van de samenwerking is een protocol, dat voortkwam uit de geleerde lessen. Dit ‘recept’ is vervolgens aan alle andere Wmo- en Jeugdzorgaanbieders gecommuniceerd zodat zij relatief snel met de eerste berichten aan konden sluiten op de gemeente. Marianne: “Hiervóór was het een ICT-feestje en werd alleen naar techniek gekeken. Nu bepaalt het werkveld wat het wil. De business is in de lead gekomen. Het gaat immers om de bestuurder en de mensen die met de auto moeten rijden, minder om wat er onder de motorkap zit.”

Meer dan retourbericht
Alice Bijsterbosch van zorgaanbieder De Passerel is zeer positief over de aanpak van de gemeente Apeldoorn. “De gemeente heeft zich echt verdiept in ons. Ze zijn in het begin bij ons langs geweest om een beeld te krijgen van wat er allemaal bij het berichtenverkeer komt kijken en hoe de processen bij een zorgaanbieder verlopen. Duidelijk werd dat er meer aan vast hangt voor ons als zorgaanbieder dan alleen het versturen van een retourbericht. Ik merk dat het meer op afspraken maken en procedures vaststellen aankomt en minder op de techniek. Met de techniek komt het wel goed.”

Om tafel met zorgaanbieders
Eén van de uitkomsten van de aanpak is dat het werkveld dicht op de implementatie zit. Om aanbieders te betrekken bij gegevensuitwisseling in iWmo en iJw organiseert de gemeente informatiesessies, is zorgaanbiedersinfo.nl opgericht en is uitvoerig afgestemd met zorgaanbieders. Lid van het scrumteam is ook Rob Walgemoed (kwaliteitsmedewerker Wmo). Hij vertelt: “Zodra een aanbieder gebruik gaat maken van het berichtenverkeer, gaan we als team met de zorgaanbieder om tafel om de overstap te bespreken. Op deze manier kunnen we gerichte terugkoppeling geven over de resultaten en zo uitval van berichten voorkomen.”

Informatiebijeenkomsten voor zorgaanbieders
De informatiebijeenkomsten voor zorgaanbieders leveren veel kennis en inzicht op. “We merken bijvoorbeeld dat de start-stopberichten nog niet bruikbaar zijn en die hebben we daarom nog niet in productie. Van meet af aan hebben we namelijk gezegd dat de betalingen doorgang moeten vinden als die rechtmatig zijn.” De Passerel merkt dat de aanpak werkt. Alice: “Vragen beantwoordt de gemeente snel. De lijnen zijn heel kort in tegenstelling tot andere gemeenten waar wij voor werken.”

Hoe nu verder?
“Op dit moment maakt ongeveer de helft van de zorgaanbieders in de gemeente gebruik van het berichtenverkeer. De planning is om op te schalen om 80% van de factuurregels via het berichtenverkeer te laten verlopen”, aldus Marianne. Apeldoorn maakt gebruik van de 301-, 302-, 303-, 304- en in beperkte mate van de 315-berichten.

Voor de toekomst staan landelijke ontwikkelingen op de planning waarvoor softwareleveranciers pakketten moeten aanpassen voor de overgang naar iWmo en iJw 2.1. Leidie: “We zien 2016 als overgangsjaar voor het berichtenverkeer. We koersen op 2017 volledige implementatie van het berichtenverkeer. Dan is dan niet meer vrijblijvend voor aanbieders om van berichten gebruik te maken.”

Dit is het eerste interview in een reeks waarin we een succesvolle aanpak om gegevensuitwisseling te verbeteren belichten. Hebt u een suggestie voor het volgende interview? We horen het graag via info@istandaarden.nl.

Labels: innoviq, 3d, decentralisaties, digitaal samenwerken, gemeenten, keten, samenwerken, sociaal domein