BI beheer en ontwikkeling bij Stroomopwaarts
Geschreven door Coen van der Meer op 02-10-2019

De meeste projecten die wij als InnoviQ uitvoeren, kennen een projecteinde waarbij decharge en overdracht centraal staat. Na afronding van deze projectactiviteiten gaat de klant zelf aan de slag met toekomstige aanpassingen en het verdere beheer. Er zijn ook klanten die hier onvoldoende op toegerust zijn en graag ontzorgd willen worden. In deze blog willen wij u informeren over het feit dat Stroomopwaarts de eerste klant is waarbij wij het BI beheer en de doorontwikkeling ervan uit handen nemen. Een contract voor in ieder geval 1,5 jaar.

Wie is Stroomopwaarts?
Eind 2018 is InnoviQ door gemeente Schiedam gevraagd een project uit te voeren voor de Gemeenschappelijke regeling Stroomopwaarts MVS. Stroomopwaarts bestaat per 1 juli 2015 en voert namens de gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam het gedeelte Werk en Inkomen uit. Ook de sociale werkplaatsen van deze gemeenten zijn binnen Stroomopwaarts opgenomen. Deze sociale werkplaatsen worden werkleerbedrijven genoemd. Daarnaast is Stroomopwaarts dé partner in sociaal ondernemen. Het Werkgeversservicepunt (WSP) van Stroomopwaarts geeft ondernemers advies over de mogelijkheden om sociaal te ondernemen en adviseert over mogelijke regelingen vanuit het Rijk. Binnen het WSP worden cliënten uit de participatiewet aan werkgevers voorgesteld.

Wat vooraf ging…
Het project betrof het zoveel mogelijk automatiseren van de managementinformatie, die tot dan toe gemaakt werd in Excel. Voordelen die hier mee gepaard gaan, zijn het altijd beschikbaar hebben van de informatie, geen telfouten door handwerk en een besparing van tijd, die besteed werd aan het maken van de rapportages in Excel. De projectvertegenwoordiging vanuit Stroomopwaarts had zelf al veel voor- en uitzoekwerk verricht. Denk hierbij aan een totaal eindontwerp van de rapportages en definitiebepaling per rapport, grafiek en tabel. Naast de tactische rapportages voor de businessunits, moesten er ook overkoepelende KPI-rapportages komen. Door middel van deze KPI-rapportages kunnen teammanagers en MT leden van Stroomopwaarts iedere maand duidelijk en overzichtelijk zien wat de status is van de gestelde doelen.

Tijdens het project is er in kleine cyclische stappen gewerkt, waarbij het testen vanuit de klant een centrale rol heeft gekregen. Door het kort cyclisch opleveren van producten en direct samen als één team testen van de cijfers en data, konden eventuele bouwfouten en blinde vlekken snel geconstateerd en efficiënt opgelost worden.

Als onderdeel van de projectdecharge zijn er diverse restpunten geïnventariseerd. Dit vanwege nieuwe of andere inzichten, die helaas niet meer gerealiseerd konden worden binnen het project.

BI-beheer en onderhoud nader bekeken
Stroomopwaarts krijgt door middel van een hosting onstructie ondersteuning van de gemeentes Maassluis, Vlaardingen en Schiedam. De gemeente Schiedam is als hosting partij voor Informatie Management, namens Stroomopwaarts de initiële opdrachtgever van het project van de managementinformatie.

Het restpuntenoverzicht is de trigger geweest om in overleg met de gemeente Schiedam en de eindklant Stroomopwaarts te komen tot een andersoortige vervolgopdracht waarbij het technische beheer van de door ons opgeleverde rapportage omgeving uitbesteed diende te worden. De onderliggende server is uitbesteed en gehost bij de gemeente Vlaardingen, als hosting partner ICT. Het managementinformatiesysteem, zowel het datawarehouse als de rapportages, is gebouwd op deze server en zal door InnoviQ beheerd worden.

Het beheer van de managementinformatie betekent dat InnoviQ in het geval van incidenten de ondersteunende partij is voor enerzijds Stroomopwaarts, maar ook voor Vlaardingen als het gaat om meer “harde en server gerelateerde” incidenten. Dit incidentbeheer wordt ondersteunt met passende SLA-afspraken en een servicedesk portaal voor de communicatie over de incidenten.

Naast het incidentenbeheer ondersteunt InnoviQ Stroomopwaarts ook bij toekomstige wijzigingen. Om een wildgroei van aanvragen tegen te gaan, zijn er op voorhand heldere procesafspraken gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan afspraken die gaan over impact en prioriteitsbepaling van een wijziging. Deze bepaling zal altijd plaats moeten vinden tussen drie partijen, namelijk de business (de vraagsteller en business deskundige), de techniek (beheerder en bouwer van de managementinformatie) en de budgetbeheerder.

Het beheer bestaat verder uit een stuk informatievoorziening waarbij InnoviQ als vraagbaak fungeert voor allerhande vragen.

Meer weten?
Wilt u meer weten over onze samenwerking met Stroomopwaarts dan kunnen wij in contact brengen met Joke Schrijvershof, Data-analist van Stroomopwaarts.