Een business case en dan...

Geschreven door William van Grieken op 06-02-2017


Binnen InnoviQ komen wij als collega’s periodiek bij elkaar om kennis en ervaringen met elkaar te delen. Vorige week heeft een van de collega’s het initiatief genomen om dieper in de business case te duiken. Voor mensen die projectmatig werken is de business case ongetwijfeld een ingeburgerd begrip en onlosmakelijk verbonden met projectmanagement methodieken zoals Prince2. 

Over nut en noodzaak hoeven we het m.i. niet te hebben. Die is namelijk vrij evident. Een goede business case kan worden gezien als het fundament voor de start van een project of verandering. In essentie is de business case een (zakelijke) overweging om een investering wel of niet te doen. Dit betekent dat er voldoende overwegingen moeten zijn waarmee het nut van het project is aangetoond, afgewogen tegen de kosten die voor het project gemaakt moeten worden. 

De batenboom
Alvorens deze blog over een andere boeg te gooien, wil ik u op bijgaand model tippen, zoals vorige week met de collega’s verder is uitgediept. 


Voor een kosten- / batenanalyse kan gebruik worden gemaakt van de zgn. batenboom. Naast dat het model inzicht geeft in de baten van het project, brengt het ook de relatie in beeld tussen oplossingen, resultaten, effecten en doelen. Het is een effectief middel om de niet-financiële of kwalitatieve kosten en baten helder te krijgen. Dit is met name interessant binnen een non-profit omgeving waarbij het niet altijd gaat om de harde euro’s onder de streep of een gunstige terugverdientijd. Binnen bijvoorbeeld de onderwijs-en overheidssector spelen immers ook maatschappelijke baten een belangrijke rol die moeilijk in geld uit te drukken zijn. 

Business case binnen de overheid 
Ook overheidsveranderingen worden steeds meer onderworpen aan de toets van een business case. Logisch want de overheid beschikt niet over onbeperkte middelen. Ook daar geldt dat de business case een rechtvaardiging is van de investering die nodig is om een bepaalde oplossing te verwezenlijken.
Toch vallen daarbij een aantal zaken op: 

  1. Binnen overheidsorganisaties is het hebben van een business case toch niet zo gemeengoed. Het besluit om een project te draaien, wordt nog te vaak gevoed door het ‘gevoel’ dat het logisch is om het project (lees: de resultaten daarvan) te realiseren. Indien een overheidsorganisatie te maken heeft met een wettelijke verplichting wordt soms helemaal niet de moeite genomen om een goede kosten- / baten analyse uit te werken, gerelateerd aan de mogelijke (oplossings)scenario’s. Dit is je toch begeven op glad ijs.

  2. Het is gedurende het project zaak om de business case actueel te houden. Binnen de Prince2 projectmanagement methodiek wordt dit zelfs gezien als een belangrijk uitgangspunt. Hierin wordt gesteld dat een project op elk moment door een business case gerechtvaardigd moet zijn. Ook na het afronden van projecten bewijst de business case zijn waarde om vast te stellen of een project de beloofde baten heeft opgeleverd. Het grondig evalueren en meten van een afgerond project kan vervolgens van invloed zijn bij de rechtvaardiging van nieuwe projecten. 
Met name op dit laatste punt zie ik bij overheidsorganisatie steevast hetzelfde patroon. De business case lijkt er nauwelijks meer toe te doen zodra we lekker met het project bezig zijn. Het project moet door en zal de eindstreep halen is de gedachte. Ongeacht of - een deel van- de baten wel of niet wordt gerealiseerd. Het stopzetten van project is al helemaal not-done en gebeurd dan ook zelden. Dat is op zijn minst bijzonder te noemen. 

Al discussiërend hebben mijn collega’s en ik hier onvoldoende de vinger achter kunnen krijgen vorige week. Alsof het een voldongen feit is binnen de overheidssector. Maar waar ligt dat nou precies aan? Ik hou me via de comments dan ook aanbevolen voor argumenten, eigen praktijksituaties etc. 

Labels: innoviq, baten, business case, kosten, overheid, prince2, projectmanagement