Het belang van goed gegevensmanagement

Geschreven door William van Grieken op 19-07-2018


Binnen de overheid zie je continue trajecten voorbijkomen die gaan over het aanschaffen en implementeren van nieuwe systemen. Er wordt doorgaans veel tijd, geld en energie gestoken om het betreffende systeem live te brengen. Eenmaal live dan gaan we met zijn allen vrij snel over tot de orde van de dag. Aandacht voor het goed en consequent registreren en onderhouden van gegevens krijgt vervolgens niet de aandacht die je zou mogen verwachten. Dat is gek in een tijd waarbij data steeds meer wordt gezien als het nieuwe ‘goud’. Data vervult meer en meer een beleidsbepalende, strategische rol voor organisaties. In bepaalde bedrijfstakken is data zelfs de belangrijkste asset om je te kunnen onderscheiden van anderen. 

Mijn aandacht naar dit vraagstuk komt voort uit een klein artikel in Binnenlands Bestuur. Daarin staat kort samengevat, dat gemeenten (zowel bestuurlijk als ambtelijk) te weinig bekend zijn met gegevensmanagement en het nut of de noodzaak ervan. Daarbij wordt gesteld dat de kwaliteit van de gegevenshuishouding vervolgens de kwaliteit van dienstverlening en bedrijfsvoering beïnvloedt. 

Herkenbare situaties
Herkenbaar als je het mij vraagt en ik vervolgens een vertaling maak naar mijn eigen praktijk. In bepaalde trajecten zie ik het fenomeen van ‘slechte’ data tot uiting komen: 

  1. In projecten die betrekking hebben op managementinformatie komen de welbekende discussies naar voren dat de informatie op een dashboard of rapport niet klopt. Het ligt in eerste instantie aan de verkeerde definitie of de gemaakte query, is vaak de primaire reactie. Ook bij het inlezen van databestanden in een datawarehouse omgeving geeft door middel van uitval aan dat gegevens niet correct gevuld zijn volgens de gestelde schrijfwijze.
  2. Het migreren van data, veelal als onderdeel van een implementatie naar een nieuw systeem, geeft een goed beeld van hoe de oude applicatie door de jaren heen is gebruikt en onderhouden. Het gevolg is langdurige en kostbare trajecten waarbij met man en macht de bronapplicatie geschoond wordt. Dit is overigens zinvol, anders blijft het simpelweg “garbage in, is garbage out”.
  3. Het digitaal uitwisselen van gegevens tussen (keten)partners volgens veelal standaard protocollen, is tevens een goede graadmeter hoe de gegevenshuishouding erbij staat. De beoogde efficiency van digitaal uitwisselen gaat volledig verloren als ieder te versturen bericht niet ontvangen kan worden door de ander en dus eerst gecorrigeerd moet worden. 
Wat is dan de oplossing?
Zoals zo vaak begint het met bewustwording binnen de verschillende lagen van de organisatie. Als je data niet van goede kwaliteit is, wat betekenen managementrapportages dan om op te kunnen (bij)sturen, verantwoorden of beleid te maken? En als je nog een stap verder gaat, kijkend naar interessante ontwikkelingen zoals datascience, AVG, blockchain of informatiegestuurd werken. Hoe wil je deze nieuwe uitdagingen te lijf gaan als je geen regie hebt over je eigen gegevenshuishouding?

Zoals VNG Realisatie terecht stelt: “Gegevensmanagement is niet een one-time-fix: het is een organisatieontwikkeling om meerdere lagen in de organisatie bewust te maken van het op de juiste manier omgaan met gegevens en gezamenlijk met gegevens aan de slag te gaan”. Van hieruit zijn er legio zaken die meer op tactisch en operationeel niveau ingevuld en opgepakt kunnen worden:

  • De inrichting van gegevensbeheer en functioneel beheer binnen de organisatie. Vaak bij grotere gemeenten zijn dit reeds ingeregelde afdelingen.
  • Het opstellen van een beleidsplan op het gebied van gegevensmanagement, met daarbinnen aandacht voor onder andere het gebruik van basisregistraties, informatiearchitectuur en keteninformatisering. 
  • Het gericht en structureel uitvoeren van kwaliteitscontroles met de daaropvolgende acties om bestanden waar nodig te (laten) opschonen. Of om eventuele proces- en systeemaanpassingen door te voeren in de applicatie om de registratuur van gegevens te optimaliseren. 
  • Het coachen en opleiden van uw gegevensbeheerder / gegevensmanager. 
U voelt waarschijnlijk het bruggetje al aan komen. Zaken waarbij InnoviQ u prima kan adviseren en ondersteunen.

Labels: innoviq, asset, avg, data, datascience, datawarehouse, dienstverlening, gegevensbeheer, gegevensmanagement, regie