Implementatie WIZportaal Sociale Wijkteams Almere
Geschreven door op 02-08-2017

De gemeente Almere besloot om in 2016 een aanbesteding uit te schrijven voor een Frontoffice systeem ter ondersteuning van het primaire proces van de Sociale Wijkteams. Na de zomer van 2016 is de opdracht gegund aan leverancier Solviteers om het regiesysteem WIZportaal te implementeren. WIZportaal is een SAAS-oplossing waarbij de gemeente Almere het functioneel beheer zelf voor haar rekening neemt.

De 16 Sociale Wijkteams van gemeente Almere zijn een resultante van de samenwerking tussen de gemeente en haar sociale partners (cliëntondersteuning, algemeen maatschappelijk werk, vrijwilligerscoördinatie, opbouwwerk) in de ondersteuning van haar burgers. De partners zijn voor de samenwerking verenigd in een convenant. De bezetting van de wijkteams is dan ook multidisciplinair en iedere convenantpartner vaardigt vanuit de moederorganisatie medewerkers af om te participeren. De wijkteams, variërend in grootte van 6 tot 12 medewerkers, worden vervolgens aangestuurd door een manager.  In oktober 2016 is de implementatie van het regiesysteem WIZportaal van start gegaan. 

Doelstelling
Als onderdeel van het verwerven van een Frontofficesysteem voor de Sociale Wijkteams was het primaire doel de gekozen oplossing adequaat te implementeren. En dat is gelukt. “InnoviQ heeft ons uitstekend begeleid” aldus Steve Leysner, manager Sociale Wijkteams Almere. Het systeem is neergezet, ingericht en getest naar de wensen en eisen vanuit de aanbesteding en specifiek gemaakt op basis van diverse inrichtingssessies. Tijdens deze sessies zijn alle convenantpartners nauw betrokken geweest om (functionele) input te leveren. Tenslotte is WIZportaal daadwerkelijk in gebruik genomen per 1 mei waarbij ongeveer 200 medewerkers dagelijks gebruik maken van het systeem. “Igor heeft het goed gedaan. Hij is creatief, geeft nooit op en zijn enthousiasme werkt aanstekelijk”, zo besloot Steve Leysner.

Scope
De scope van het project was het realiseren en implementeren van WIZportaal bij de Sociale Wijkteams van Almere conform aanbesteding. Dat betekent als rode draad in de activiteiten een gezamenlijke inrichting, testen en livebrengen van het systeem en het trainen van de grote groep gebruikers.

WIZportaal is gekoppeld aan het backofficesysteem MO-platform van leverancier Stipter. Stipter levert ondersteuning voor regie op inkoop, toegang, financiën en managementinformatie voor gemeenten, sociale teams en leveranciers in WMO en Jeugdhulp. Wanneer in het kader van de WMO een maatwerkvoorziening wordt ingezet voor de burger, dan wordt de voorziening geleverd met ondersteuning van het MO-platform. De koppeling (iWMO 311/312) stuurt berichten van frontoffice naar backoffice met als inhoud het WMO indicatieadvies. Vervolgens wordt de beschikking vastgelegd in het MO-platform en wordt de levering van de maatwerkvoorziening verder afgehandeld en gemonitord. Een wekelijkse import vanuit het MO-platform richting WIZportaal zorgt voor een actueel klantbeeld in WIZportaal. Daarnaast is WIZportaal gekoppeld aan de BRP en neemt de vraag-antwoord functionaliteit en de afnemersindicatie af om de NAW-gegevens van de burgers/klanten up to date te houden.

Voor operationele stuurinformatie wordt gebruik gemaakt van een set standaard rapportages in WIZportaal. Deze rapportages worden doorontwikkeld door Almere. Ten behoeve van managementinformatie is een periodieke levering van een kopie van de database gerealiseerd. De kopie database wordt opgenomen in het datawarehouse met als doel samengestelde informatie te maken voor beleidsdoeleinden.

Samenhang andere projecten
Het applicatielandschap van gemeente Almere is continu in beweging en projecten hebben invloed op elkaar. De doorontwikkeling op de backoffice zorgde voor de noodzaak goed af te stemmen tussen de twee projecten op proces- en informatiestromen. Het ontstaan van ICTAR als centrale beheerorganisatie van de gemeente, heeft tot slot een sterke invloed gehad op het verloop van het project en beïnvloedde de in beheer name van de applicatie.

Resultaat
Op 1 mei 2017 is WIZportaal door de gebruikersorganisatie in gebruik genomen. Alle wijkteams zijn tegelijk aan de slag gegaan met het nieuwe systeem. In de maand daarvoor zijn de gebruikers zo goed mogelijk getraind. De trainingen zijn per wijkteam of ondersteunend team georganiseerd en mede door de goede opkomst zijn de trainingen een succes gebleken. In de inrichtingssessies en de trainingen speelden de teammanagers een cruciale rol door actief te sturen op inhoud en organisatie. Dit heeft sterk bijgedragen aan het succes van het project. De livegang is soepel verlopen zonder technische problemen en tegenslagen. Na drie weken werken met WIZportaal was de grens van 1000 geregistreerde burgermeldingen reeds bereikt. Na de eerste drie gebruiksweken werden de gebruiksvragen complexer, wat gebruikelijk is. Deze vragen hebben geleid tot de eerste kleine verbeteringen in de inrichting van WIZportaal.

Om de gebruikers zo goed mogelijk te helpen, te woord te staan en te informeren, is vanuit het project een zware key-user structuur ingericht. Ieder team, wijkteam of ondersteunend team vanuit de gemeente, heeft een eigen key-user die in contact staat met de functioneel beheerder, de teammanagers en de andere key-users. Tijdens de uitgebreide nazorgperiode kwamen de key-users vaak bij elkaar om de actuele uitdagingen te bespreken. In de uitgebreide nazorgperiode pleegde de leverancier Solviteers ook extra inzet op gebruikersondersteuning. De teammanagers stuurden strak op het gebruik van WIZportaal. Steve Leysner: “Dankzij de professionele en doeltreffende projectleiding van InnoviQ maakt Almere een goede start in het gebruik van WIZportaal en creëerde een solide basis van waaruit doorgegroeid wordt en stappen worden gezet in het realiseren van de ambities.”