Het is vandaag de dag geen kunst meer te digitaliseren, maar des te meer om van het 'oude' papier af te komen. Veel organisaties bevinden zich momenteel in een hybride fase: de papieren en de digitale wereld bestaan naast elkaar en lopen door elkaar. Waar dit voor sommigen misschien een grote schoonmaakactie lijkt ten aanzien van de papieren wereld is voorzichtigheid geboden: er zijn regels!
Zodoende lopen vroeg of laat alle organisaties aan tegen het fenomeen 'substitutie'. De goocheltruc is eenvoudig: er wordt een digitale kopie (scan) gemaakt van een papieren document. De digitale kopie verkrijgt met het doorlopen van het juiste proces de status van het origineel. Het papieren document verkrijgt dientengevolge de status van een kopie en kan eventueel worden vernietigd.
Let op: waar regels zijn, zijn toezichthouders. Deze toezichthouders beoordelen of het proces transparant en adequaat verloopt om deze goocheltruc uit te mogen voeren. Archiefinspecteurs van divers pluimage beoordelen onze overheidsorganisaties. Gedurende veel van onze digitaliseringsprojecten bij gemeenten en provincies begeleiden wij onze klanten bij het voorbereiden en verkrijgen van substitutie. Ten aanzien van de meer financiële bewaarplicht hebben organisaties te maken met de Belastingdienst.
Om invulling te geven aan onze wens papierarm te werken, moesten wij er zelf ook aan geloven. Wij hebben vorig jaar voor ondermeer InnoviQ een traject opgestart om machtiging tot substitutie bij de Belastingdienst te verkrijgen. Maar hoe doe je dat? En hoe werkt dat dan? Met deze blog geven we een korte 'How-to' voor iedereen met dezelfde substitutie-uitdaging. Wij hebben het initiatief genomen met deze
brief.
In een persoonlijk gesprek naar aanleiding van deze brief bleken de substitutievoorwaarden niet panklaar voorhanden. Enige helderheid die werd verschaft is dat wij ons digitaliserings- en archiveringsproces dienden voor te leggen ter beoordeling. Diverse versies, met hun reviewronden, hebben geleid tot een definitieve versie van het beoogde
substitutieproces.
Uiteindelijk hebben we op deze procesbeschrijving per
brief akkoord verkregen. En tot onze verrassing: de substitutievoorwaarden worden als
bijlage meegestuurd. Zullen we dan echt de eerste zijn geweest met onze aanvraag tot substitutie? Of wellicht zijn we roomser dan de paus en lost iedereen de hybride wereld zonder formele afstemming met een Belastingdienst op?
Anyway: wij rekenen erop 'starters' en wellicht degenen die tot inkeer komen van hun 'illegale handelswijze' met deze blog en onderliggende documentatie te kunnen bijstaan. Altijd bereid voor een ieders vragen en / of opmerkingen. Ik ga een grote voorjaarsschoonmaak in de papieren wereld houden...
Een jubilaris in ons midden!
15-04-2024 - Anna Bertling
Een jubilaris in ons midden! Na de recente jubilarissen zetten we nu graag Luciano Currie in het zonnetje vanwege zijn 5-jarig jubileum binnen InnoviQ. Luciano heeft de afgelopen jaar mooie stappen...
Een nieuwe collega...
05-02-2024 - Britt Gelderblom
Mijn naam is Britt Gelderblom en in deze blog wil ik graag kennismaken en iets vertellen over mijn professionele reis en wat ik voor jullie kan betekenen. Sinds 1 januari 2024 ben ik in dienst bij...
Werk je met persoongsgegevens? Aan de slag met een DPIA
31-01-2024 - Niels Jumelet
Bij overheidsorganisaties worden dagelijks grote hoeveelheden persoonsgegevens verwerkt. Het waarborgen van de privacy van de betrokkenen is daarbij topprioriteit. Het veilig behandelen van...
